任意団体などで会員から会費を集め、何かを行う時に、各人がそれぞれ個別に動き、購入した分の経費を、会計担当者がそれぞれに振り込む形を取っている事が多いのではないだろうか。
会計担当者は、都度、振込対応をしなければならず、振込対応の時間を取られる他、金銭面での対応の為、間違いが許されずに集中した作業を行う必要があり、有志の団体や、他の仕事をしながら活動している人にとっては、会計担当者だけに手間が集中し、会計だけはやりたくない。となる原因では無っているのではないだろうか。
そういった会計担当者の手間を削減する為に、デビットカードを配布する事で、手間を削減するのは、如何だろうか。
大手企業や外資系企業では、最近、社員の経費精算を各自の口座に振り込むのではなく、社員に会社支給のクレジットカードを配布し、そのカードで経費精算を行う形を取ってきている。（会社から支給されたクレジットカードは、個人の口座から金銭を引き落としされず、会社の共通口座から引き落としが行われる。）
理由は、相当数の社員に経費を振り込む場合には振込手数料や手間が掛かり、振込手数料や工数増加により経費の増加をまねいていたためである。そういった問題をクリアする為に、企業は会社支給のクレジットカードを配布し、全ての経費を支給クレジットカードにて支払させる事により、振込手数料や工数の削減を行っている。
大企業で無い場合、振込手数料などの費用の削減は余り望めないが、有志で活動する任意団体等では、団体の本来の目的では無いところで手間を取られ、活動の障害（とまでは言わないかもしれないが、やる気を削ぐ無駄な手間）となっている事務作業を削減し、本来の活動の活性化を図れるのでないだろうか。
ただし、この方法を任意団体などで行おうとした場合に信用情報の問題でクレジットカードが作れず、諦める事になってしまったのではないだろうか。
しかし今は、クレジットカードでは無く各都市銀行でもデビットカードが作れる様になった。デビットカード場合は口座から即時資金が下ろされる為、審査が不要となり、任意団体でもカードを作る事が可能である。また各担当者の経費精算だけでなく、最近のITシステム導入時に、支払方法で振込が選べない場合にも利用する事が出来ることもある。
一度、自団体の口座を作っている銀行にデビットカードを相談してみては如何だろうか。
また任意団体等の場合、企業の様に企業会計のルールに縛られる必要が無いので、経費精算の仕組みは各自で考えて簡易な方法を取り、会計年度の最後に正確な物を作れれば、期中は大分手間を削減出来る。
一例としては、使った費用の領収書を写真に撮り決まったルールで共有フォルダに格納し、使用理由と金額は、共有のExcelファイルに使用者が入力するルールにしては、如何だろうか。
この様な形を選択した場合、会計担当者の仕事は、月に一度、使用実績とExcelの内容に差異が無いか確認するだけで済む。経費の振込の様に、なる早で対応する為に、細切れで時間を準備する事なく、月に一度、自分の時間が空いたタイミングで確認すれば良いのである。
任意団体等で、デビットカードを作って振込の手間を削減、如何だったでしょうか。
他にもやり方はあると思いますが、こちらの内容を読んで頂いた方の業務が少しでも楽になれば幸いです。
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