支払スケジュールのルールを決めて振込の手間を削減

企業での経費精算は、月次のルールが決まっている事が多いかと思います。月次の決算に合わせなければならないので、翌月の何営業日までに、支払項目と金額を纏めて提出すること。の様な形で決まっているかと思います。（簡単なところは、領収書の提出だけでも良いかもしれませんが。）

任意段階などでの経費の精算ですが、月次で数字を揃える必要がないので、何となく使ったら、都度経費を申請して、会計担当者が経費の支払を行う。そういう流れかと思います（年度末は除く）。本当は支払のスケジュールも決まっていないので、会計担当者は、いつに支払っても良いのですが、経費精算者が支払の肩代わりをしているので、なるべく早く対応してあげないといけない。と思い、出来る限り早く対応するかと思います。その為、会計担当者は、都度、隙間時間を見つけて、支払の対応をします。

これでは、会計担当者は、都度、振込対応をしなければならず、振込対応の時間を取られる手間が集中し、会計だけはやりたくない。となってしまいますよね。

では、スケジュールを決めては如何でしょうか。経費精算の必要な頻度や金額にもよるのでしょうが、企業の様に1月に一度、ほとんど支払が無い団体であれば思い切って3ヶ月に一度の支払にする。これで会計担当者は事前に予定を組み込む事が出来ますし、支払の手間も削減出来ます。また高頻度で細かい金額を使う団体の場合は、振込手数料の削減も出来ます。

ルール化する。というのは、何となく堅苦しさが無い環境を壊して、ギスギスした環境を作ってしまうイメージがありますが、見方を変えると、手間や負担を軽減する事にもなります。何でも全てルール化しろ。というつもりは有りませんが、ルールを決めた方が良くなる事は、ルール化する。というのも良いかも知れませんね。という話でした。